Vous possédez une entreprise et vous aimeriez en savoir plus sur les solutions d’archivage qui pourraient convenir à votre structure ? Il faut savoir qu’il existe de plus en plus de solutions d’archivage alliant innovation et sécurité. De l’archivage physique à l’archivage numérique, découvrez dans cet article les principales solutions d’archivages proposées aux entreprises.

Quels documents est-il possible d’archiver ?

Sachez qu’il est possible d’archiver tout type de document physique ou électronique. Que ce soit des documents physiques ou des documents numériques, tous les documents sont archivables. L’archivage est une solution fiable qui vise à conserver et protéger les documents de tous les secteurs d’activité. Il faut savoir que l’externalisation des archives est encadrée par la loi (articles L212-4 et R212-19 à 31 du Code du Patrimoine). Pour garantir la sécurité de vos documents et répondre à vos attentes, vous pourrez faire appel à un partenaire certifié, agréé et /ou labellisé (certification NF Z 40-350 documents papiers, certification NF Z 42-013 système d’archivage électronique et numérisation à vocation probatoire…). Vous verrez que les acteurs de l’archivage pour entreprises, visent à externaliser vos archives numériques et physiques dans un contexte de qualité, de sécurité et de confidentialité. Pour savoir quelles solutions d’archivages sont indispensables à votre entreprise, il vous faudra effectuer au préalable des devis comparatifs afin de comparer celles qui répondent le mieux à vos besoins.

Qu’est-ce que l’archivage physique ?

Que ce soit les bilans comptables, les relevés bancaires, les bons de commande, ou encore les contrats, la loi vous oblige à conserver pendant plusieurs années ces différents documents relatifs à l’activité de votre entreprise. Dans le cadre d’un audit, d’un contrôle ou d’un contentieux, vous devrez impérativement pouvoir fournir les pièces justificatives demandées. En optant pour l’archivage physique vous faites appel à un professionnel qui se chargera de sécuriser votre activité et d’assurer l’organisation et la conservation de tous vos documents.
Sachez que la sauvegarde informatique qui fait partie de l’archivage physique, est également essentielle car elle permet de sauvegarder vos données de façon régulière et sur des supports sécurisés. Vous devez enfin savoir que pour tous les autres supports, tels que les photos ou les supports audiovisuels qui ne répondent pas à des obligations légales, il existe des solutions d’archivages sur-mesure.

Qu’est-ce que l’archivage numérique ?

L’archivage numérique repose sur la gestion électronique de documents (GED). Il s’agit d’une solution qui permet d’organiser et d’assurer la gestion de toutes les informations et de tous les documents électroniques d’une entreprise. Elle repose sur les éléments suivants :

  • Mise en œuvre de systèmes d’acquisition (numérisation de documents papiers, importation de documents électroniques),
  • Mise en œuvre de systèmes d’indexation, de classement, de stockage et d’archivage,
  • Consultation de documents en client web ou Windows.

En complément de la gestion électronique de documents (GED) il est recommandé de facilité l’activité de votre entreprise en faisant appel au système d’archivage électronique (SAE) qui permet de sécuriser les documents. Cet outil permettra de garantir la disponibilité de vos documents, leurs confidentialité ainsi que leur pérennité.
Qu’il soit question d’archivage physique ou d’archivage électronique, il est nécessaire de débuter tout projet par l’élaboration d’une politique d’archivage pour votre entreprise. Pensez à effectuer différents devis pour trouver la solution d’archivage qui correspondra le mieux à vos besoins.